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Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logistico

Miércoles 21 de mayo de 2014 07:40 pm

WALTER PULIDO RÍOS
Director de Gestión Documental y Apoyo Logístico

Abogado de la Universidad Antonio Nariño, especialista en Derecho Administrativo de la universidad de Ibagué en convenio con la Universidad de Salamanca – España


Misión

Garantizar la administración, protección y conservación del patrimonio documental de la Administración Central Departamental, a través de procedimientos técnicos eficaces y con el apoyo de nuevas tecnologías que aseguren la transparencia y el acceso a la información, de conformidad con la normatividad legal vigente. Así mismo, administra los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de las diferentes dependencias, procurando el oportuno suministro de los materiales o elementos necesarios para el cumplimiento de los objetivos institucionales.


Funciones

• Diseñar y mantener actualizado un sistema que permita la recepción rápida, la clasificación pertinente, la distribución oportuna a las diferentes dependencias y el control efectivo sobre el diligenciamiento y tramite de la correspondencia recibida en la Gobernación, priorizándola de acuerdo con los términos legales establecidos para su trámite y rendir los informes que le sean solicitados.

• Suministrar información a los usuarios y funcionarios de la Gobernación, sobre los documentos y respuestas dadas a las peticiones realizadas, de conformidad con los trámites, autorizaciones y los procedimientos establecidos.

• Manejar el Archivo General del Departamento, garantizar su disposición, codificación y clasificación, de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.

• Buscar y facilitar los documentos del Archivo General que sean requeridos por las diferentes dependencias de la Administración.

• Diseñar, implementar y realizar seguimiento al Programa de Gestión Documental.

• Establecer políticas de disposición y manejo del archivo inactivo de las diferentes dependencias de la Gobernación, coordinar su recepción, almacenamiento y clasificación.

• Acompañar a las dependencias en el manejo y organización de sus archivos de gestión.

• Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia, se lleven a cabo de una manera técnica.

• Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación, se ajuste a los estándares establecidos para la entidad.

• Monitorear los archivos de gestión, para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.

• Velar por que las transferencias de documentación con valor secundario, se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes.

• Mantener actualizados: el cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.


Funciones asociadas con el apoyo logístico:

• Administrar el almacén general del departamento y velar por la correcta disposición y custodia de los bienes que allí se encuentren.

• Garantizar el suministro de los recursos físicos, equipos y demás servicios de forma que satisfagan las necesidades de la Administración Central Departamental, de acuerdo a las existencias.

• Llevar el control sobre el estado de los bienes muebles del departamento, formular e implantar programas para garantizar su cuidado y seguridad y diseñar y proponer, de conformidad con las normas establecidas, las acciones que se deban efectuar en relación con los bienes inservibles.

• Llevar actualizados y valorados los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento del Tolima y los que no lo sean, pero que estén a su servicio, en la forma que lo indiquen las normas legales vigentes.

• Administrar el parque automotor de propiedad del Departamento y los que no lo sean, pero que estén a su servicio, garantizar su mantenimiento y adecuada utilización.

• Mantener la custodia y bajo su responsabilidad los títulos que acrediten la propiedad de los bienes que constituyen patrimonio de la Gobernación.

Funciones generales:

• Apoyar el desarrollo y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión y la observancia de sus recomendaciones en el ámbito de su competencia.

• Promover la cultura del autocontrol en cumplimiento de las disposiciones vigentes.

• Velar porque los procesos y procedimientos de competencia de la Dirección, se encuentren documentados, actualizados y publicados.

• Elaborar el plan de acción (incluido el componente administrativo), de la Dirección.

• Velar por la actualización de los sistemas de información relacionados con los temas de su dependencia, a nivel administrativo y propio de su sector, que permitan un adecuado control.

• Reportar oportunamente a la Secretaría Administrativa, las novedades que ocurran en materia de necesidades y manejo de recursos para cumplir con las obligaciones y compromisos propios de la Dirección.

• Las demás que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a su cargo y que le sean asignadas por autoridad competente.

 

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