Misión y Funciones de la Secretaría Administrativa

Misión

Adoptar e implementar políticas, estrategias y directrices organizacionales, para proveer un talento humano altamente productivo, la atención oportuna a las obligaciones pensionales y prestaciones económicas, modelos organizacionales orientados a la calidad del servicio y la mejora continua, así como recursos físicos, tecnológicos y documentales, que permitan el fortalecimiento de la capacidad administrativa y el desempeño institucional de la Administración Central Departamental.

Funciones

• Suscribir los contratos que tengan por objeto el comodato, arrendamiento, transferencia o mutación de dominio y la imposición de gravámenes y servidumbres sobre los bienes de propiedad de la Administración Central Departamental, así como la función de suscripción de contratos de administración y arrendamiento del Teatro Tolima y el Centro de Convenciones de conformidad a lo establecido en la normatividad vigente.
• Organizar y administrar los servicios de transporte, aseo, cafetería, vigilancia, mantenimiento locativo de equipos, enseres e instalaciones, requeridos por la Administración Central Departamental.
• Administrar de acuerdo con las disposiciones vigentes y conforme a los procedimientos que para el efecto defina la Secretaría, el servicio de Caja Menor o Fondo Cuenta, según el caso.
• Fomentar una correcta utilización de los servicios públicos domiciliarios en la Administración Central Departamental y garantizar el pago oportuno de los mismos.
• Coordinar la consolidación de los programas y planes de adquisición de bienes y suministros para la Administración Central, con base en las políticas establecidas y el Sistema de Información de la Contratación Estatal.
• Administrar e implementar las políticas gubernamentales en materia de derecho de autor y derechos conexos, asegurando la protección de los derechos de los autores y titulares de las obras literarias, artísticas y de software que se utilicen en la Administración Central Departamental, de acuerdo con la normatividad vigente.
• Coordinar la aplicación de las políticas de desarrollo, mejoramiento, actualización y adecuación de los procesos de selección de personal, carrera administrativa, capacitación, evaluación del desempeño, acuerdos de gestión, bienestar social e incentivos y seguridad social.
• ? Liderar la actualización e implementación de los manuales de funciones, procesos y
  procedimientos de la administración central y proveer los mecanismos para el desarrollo de
  esta actividad.
• Administrar a través de las dependencias correspondientes, las nóminas y las prestaciones sociales de los servidores públicos y pensionados de la Administración Central.
• Supervisar la correcta administración del Fondo Territorial de Pensiones.
• Garantizar el trámite oportuno de transferencias y cuotas partes pensionales pertenecientes al sistema de seguridad social integral, a través de la Dirección del Fondo Territorial de Pensiones.
• Supervisar el desarrollo de las actividades de administración, protección y conservación del patrimonio documental de la Administración Central Departamental, a través de procedimientos técnicos eficaces y con el apoyo de nuevas tecnologías que aseguren la transparencia y el acceso a la información.
• Establecer políticas y procedimientos para la adecuada conservación, utilización e inventario de los recursos físicos con que cuenta la Administración Central Departamental y los que no lo son, pero están a su disposición.
• Coordinar y compilar los programas y planes de compras de bienes y suministros para la Administración Central con base en las políticas establecidas y el Sistema de Contratación Pública.
• Mantener la custodia y bajo su responsabilidad los títulos que acrediten la propiedad de los bienes que constituyen patrimonio de la Gobernación.
• Coordinar la constitución de las pólizas de seguros y responsabilidad de los bienes muebles e inmuebles conforme a lo establecido en la normatividad vigente.
• Planear, organizar, dirigir y controlar los componentes relacionados con la administración, operación y mantenimiento de la plataforma tecnológica de la Administración Central Departamental y promover la adecuada utilización de los recursos, por parte de las distintas dependencias, de conformidad con los procesos, procedimientos y normatividad vigente.
• Coordinar la definición de las especificaciones técnicas para la adquisición de hardware y software, acordes con el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información y Comunicaciones – PETIC - y las necesidades previamente establecidas por la
  Administración Central Departamental.
• Supervisar la operación del sistema de atención al ciudadano, de la Administración Central Departamental y la implementación de las políticas de atención de los clientes y/o usuarios que acuden a la entidad.
• Supervisar que el diseño e implementación de estrategias para la medición de la oportunidad y calidad en la atención a los diferentes clientes y/o usuarios, se realice con eficacia, eficiencia y efectividad.
• Supervisar las actividades de recepción, registro, trámite, seguimiento y control de las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias que le formulen a la Gobernación del Tolima, con la oportunidad y efectividad requerida.
• Planear, organizar, dirigir y controlar los componentes relacionados con la Gestión de las Comunicaciones de la Administración Central Departamental y promover el intercambio informativo oportuno entre los diferentes públicos internos y externos de la Entidad, en cumplimiento de las directrices y lineamientos del Gobernador y de conformidad con los procesos, procedimientos y normatividad vigente.
• Orientar y coordinar con los líderes de los procesos, la formulación y ejecución del proyecto de implementación, fortalecimiento y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.
• Representar a la Gobernación del Tolima en asuntos relacionados con el Sistema Integrado de Gestión ante organismos externos.
• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del Sistema Integrado de Gestión y determinar si se han alcanzado los objetivos planificados.
• Las demás que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a su cargo y que le sean asignadas por autoridad competente.