Misión y Funciones de la Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logístico

Misión

Garantizar la administración, protección y conservación del patrimonio documental de la Administración Central Departamental, a través de procedimientos técnicos eficaces y con el apoyo de nuevas tecnologías que aseguren la transparencia y el acceso a la información, de conformidad con la normatividad legal vigente.

Funciones

• Diseñar y mantener actualizado un sistema que permita la recepción rápida, la clasificación pertinente, la distribución oportuna a las diferentes dependencias y el control efectivo sobre el diligenciamiento y tramite de la correspondencia recibida en la Gobernación, priorizándola de acuerdo con los términos legales establecidos para su trámite y rendir los informes que le sean solicitados.
• Suministrar información a los usuarios y funcionarios de la Gobernación, sobre los documentos y respuestas dadas a las peticiones realizadas, de conformidad con los trámites, autorizaciones y los procedimientos establecidos.
• Manejar el Archivo General del Departamento, garantizar su disposición, codificación y clasificación, de acuerdo con la normatividad vigente sobre la materia.
• Monitorear los archivos de gestión, para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares, de acuerdo con lo definido en el Manual de Gestión Documental de la Entidad y demás normatividad vigente en la materia.
• Coordinar que el proceso de transferencia de documentación con valor secundario, se lleve a cabo de acuerdo con lo definido en el Manual de Gestión Documental de la Entidad y demás normatividad vigente en la materia.
• Responder por la actualización permanente del cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, los inventarios y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.
• Elaborar y actualizar el PINAR “Plan Institucional de Archivo” de acuerdo a la planeación estratégica de la Administración Central Departamental.
• Elaborar y actualizar el programa de gestión documental de acuerdo a la normatividad vigente del Archivo General de la Nación.
• Garantizar la seguridad e integridad de la información microfilmada, física y electrónica.
• Generar las políticas de seguridad para la visualización de la información física o en medios electrónicos de la Administración Central
• Coordinar la operación del sistema de atención al ciudadano, de la Administración Central Departamental y la implementación de las políticas de atención de los clientes y/o usuarios que acuden a la entidad.
• Coordinar el diseño e implementación de estrategias para la medición de la oportunidad y calidad en la atención a los diferentes clientes y/o usuarios.
• Coordinar que las actividades de recepción, registro, trámite, seguimiento y control de las peticiones, quejas, reclamos o sugerencias que le formulan a la Gobernación del Tolima, se realice en cumplimiento de los términos y procedimientos definidos por la normatividad vigente.
• Las demás que en el marco de su objeto se deriven de los planes, programas y proyectos a su cargo y que le sean asignadas por autoridad competente.